Для начала определите возможные варианты проведения переезда (с мебелью или без, все подразделения или часть, разный график переезда).
Запросите сметы для каждого варианта переезда у нескольких компаний-перевозчиков. Составьте подробный перечень перевозимого имущества, его объем и характер. Выяснение условия проведения работ в бизнес-центрах выезда и въезда (возможность пользоваться лифтами, время проведения работ, требования администрации БЦ к посетителям (гражданство и пр.), и к въезжающим на территорию БЦ автомобилям и водителям). Передайте эту информацию компаниям-перевозчикам.
Проработайте план расстановки мебели и рассадки в новом месте с помощью архитекторов и дизайнеров. Учтите размеры каждого комплекта мебели, освещение, места расположения кондиционеров.
Выберите компанию-перевозчика по следующим критериям:
- Опыт: наличие успешно реализованных проектов подобного масштаба (за последние несколько лет, за последние 6 месяцев), наличие рекомендательных писем и контактных данных представителей компаний-клиентов.
- Ресурсная база: штатные обученные специалисты, собственный транспорт, складские площади, упаковочные материалы.
Далее совместно с подрядчиком вам предстоит:
- оценить количество упаковочного материала, заказать его и распределить между отделами;
- спланировать процесс и составить график переезда;
- проинструктировать сотрудников офиса по подготовке рабочего места к перевозке;
- взаимодействовать со службой охраны и администрацией БЦ;
- согласовать и проконтролировать сроки осуществления работ другими подрядчиками (ремонт, чистовая отделка, мебель, клининг).
И помните, что подготовка к переезду - это 90% успеха переезда.